Để làm thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử lần đầu, các doanh nghiệp cần chuẩn bị:
Bước 1:
Chuẩn bị hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 1 Phụ lục của Thông tư 32
Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Tạo hóa đơn điện tử mẫu
Bước 2:
Gửi các hồ sơ đã chuẩn bị tại Bước 1 tới cơ quan thuế: Gửi trực tiếp bằng bản giấy hoặc gửi qua cổng thông tin điện tử của Cơ quan Thuế
Hồ sơ thông báo phát hành được gửi tới Cơ quan Thuế trực tiếp chậm nhất 2 ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn.
Lưu ý:
– Cơ quan thuế cập nhật kịp thời thông báo phát hành hóa đơn vào ứng dụng QLAC và truyền tải lên trang thông tin của Tổng cục Thuế tracuuhoadon.gdt.gov.vn
– Trường hợp khi nhận được TBPH do NNT gửi đến, Cơ quan Thuế phát hiện TBPH không đảm bảo nội dung theo quy định thì trong thời hạn 2 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo Cơ quan thuế phải thông báo cho NNT biết để thực hiện điều chỉnh.
Đối với việc phát hành hóa đơn điện tử lần đầu quan mạng, doanh nghiệp cần:
Bước 1: chuẩn bị hồ sơ
– Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử: Mẫu số 1 phụ lục ban hành kèm theo Thông tư số 32/2011/TT-BTC; có chữ ký của người có thẩm quyền và dấu của đơn vị
– Thông báo phát hành hóa đơn điện tử: Mẫu ban hành kèm theo Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài Chính; phần mềm hỗ trợ kế toán Mẫu TB01/AC
– Hóa đơn điện tử mẫu: Theo đúng định dạng gửi cho người mua; có chữ ký số.
Điều kiện để doanh nghiệp được phát hành hóa đơn điện tử
Theo Khoản 2 Điều 4 Thông tư 32/2011/TT-BTC, người bán hàng hóa, dịch vụ khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng các điều kiện sau đây:
– Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện, đã và đang thực hiện giao dịch điện tử khai thuế với cơ quan Thuế.
– Có địa điểm, đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử.
– Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định.
– Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
– Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
– Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ.
Trên đây là thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử lần đầu, hi vọng doanh nghiệp có thể nắm vững các bước để tiến hành làm phát hành hóa đơn điện tử lần đầu. Bên cạnh việc lưu tâm các bước, các thủ tục để tiến hành làm thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu, doanh nghiệp cũng cần lưu tâm đến việc lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín, chuyên nghiệp, hợp pháp; để đảm bảo quá trình hợp tác, sử dụng hóa đơn điện tử được suôn sẻ.
